Registre locatif

Mode d’emploi et fonctionnalités

Présentation

Registre locatif est un logiciel de gestion locative pour les propriétaires qui gèrent eux-mêmes leurs biens, en SCI ou en nom propre, en location nue, meublée ou de courte durée. Il s’utilise dans un navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone, sans rien installer.

• Tout au même endroit : bailleurs, immeubles, lots, locataires, baux, loyers, charges, courriers, états des lieux, déclarations.
• Il travaille pour vous : loyers générés chaque mois, avis d’échéance, quittances, relances et rappels envoyés par e-mail (ou soumis à votre accord).
• Vos locataires ont leur espace : quittances, documents, dépôt d’attestations, relevés de compteurs, demandes d’intervention.
• Chaque chiffre s’explique : touchez une tuile ou un total pour voir le détail qui le compose.

Le menu est organisé par usage : Suivi, Locataires & location, Patrimoine, Gestion, Fiscalité & SCI, Rapports et Réglages. Sur téléphone, une barre en bas de l’écran donne accès à l’accueil, aux loyers, aux impayés, aux locataires et au menu complet.

Premiers pas

1. Première connexion

1. Ouvrez l’adresse reçue et connectez-vous avec votre identifiant et votre mot de passe provisoire.
2. Activez la double authentification (demandée dès la première connexion depuis Internet) : scannez le QR code avec une application comme Google Authenticator ou Microsoft Authenticator, puis tapez le code à six chiffres. Il vous sera demandé à chaque connexion depuis un nouvel appareil.
3. Remplacez le mot de passe provisoire : Réglages → Paramètres & import → Mon compte → Changer mon mot de passe.
4. Sur iPhone : dans Safari, bouton Partager puis « Sur l’écran d’accueil » pour l’ouvrir comme une application.

2. Vos bailleurs

Réglages → Préférences → Bailleurs & associés : créez chaque propriétaire (SCI ou personne physique) avec son adresse, son représentant, ses comptes bancaires, son logo et sa signature (utilisés sur les quittances et courriers). Pour une SCI, ajoutez les associés et leurs parts.

3. L’envoi des e-mails

Réglages → Paramètres & import → Envoi des e-mails : indiquez l’adresse qui enverra les avis et quittances. Avec Gmail, il faut un mot de passe d’application de 16 lettres (compte Google → Sécurité → Mots de passe des applications). Free, Orange, SFR, La Poste… sont reconnus automatiquement. Le bouton Tester vérifie tout de suite. Pour un service d’envoi comme Brevo : dans « Serveur d’envoi », serveur smtp-relay.brevo.com, port 587, « Identifiant SMTP » = le Login indiqué par Brevo, mot de passe = une clé SMTP ; l’adresse d’envoi doit être un expéditeur validé dans Brevo. Vous pouvez aussi indiquer une adresse « Répondre à », générale ou par bailleur.

4. Votre patrimoine

1. Patrimoine → Biens & lots : créez l’immeuble, puis ses lots (appartement, maison, local, parking, box…) avec surface, DPE et GES, équipements. Le bouton Millièmes répartit les charges communes entre les lots.
2. Locataires & location → Locataires : « Nouveau locataire », avec e-mail et téléphone (indispensables pour les envois).
3. Locataires & location → Baux : « Nouveau bail » : lot, locataire, date d’entrée, loyer, provision ou forfait de charges, dépôt de garantie (montant, puis date de versement dans Dépôts de garantie), indice de révision, jour de paiement. Les loyers depuis la date d’entrée sont créés immédiatement.

Vous avez déjà vos données dans un autre logiciel ou dans des tableaux Excel ? Dites-le-nous en répondant à l’e-mail d’ouverture de votre espace : nous étudions vos fichiers et préparons l’import (biens, locataires, baux, historique des loyers et des charges) pour vous éviter de tout ressaisir.

Au quotidien

Tableau de bord

En haut, le cadre Aujourd’hui réunit ce qui demande votre attention :

• Voyants de fonctionnement (vert = tout va bien, orange = à regarder, rouge = à traiter) : Serveur (sauvegarde, contrôle, copie vers le Mac, disque, https), E-mails (envoyés aujourd’hui, échecs, envois bloqués par le plafond, adresses refusées), Banque (dernière récupération, accès qui expire — il faut reconnecter la banque tous les 180 jours), Automatisations (dernier passage, envois faits et en attente), Sécurité (nouvel appareil en 24 h, échecs de mot de passe). Touchez un voyant pour ouvrir la page concernée ; « Actualiser » les relit. Sur téléphone, seuls les noms et les couleurs s’affichent.
• Actions du jour, chacune avec son nombre et un lien : opérations bancaires à valider, révisions à faire, retards de plus de 15 jours, demandes des locataires, points de contrôle des données, logements non conformes, modèles à revoir, loyers du mois pas encore appelés, fins de bail dans les 60 jours et états des lieux de sortie à programmer, dépôts de garantie à restituer, attestations d’assurance expirées ou manquantes, régularisations de charges de l’an dernier, candidatures et demandes de réservation non traitées, mise à jour du logiciel disponible.

Loyers appelés et encaissés du mois, impayés, occupation, graphique des encaissements (13 mois à 10 ans), et les compteurs de rappels : relances, révisions, régularisations, fins de bail, assurances, entretiens de chaudière, ramonage, détecteurs, diagnostics. Boutons rapides Ajouter un paiement et Ajouter une charge. Le bouton Reçue enregistre une attestation en un clic. Les cadres se déplacent, se mettent dans l’autre colonne ou se masquent (« Disposition des cadres ») ; « À traiter » signale aussi les doublons, les paiements en baisse d’un locataire et les problèmes du serveur.

Le menu classe dans chaque rubrique les pages que vous ouvrez le plus en premier (bouton en bas du menu pour revenir à l’ordre d’origine).

Loyers

• Vue par mois ou liste complète, tri par colonne, recherche, filtre par statut (à venir, en retard, payé…).
• Encaisser : un ou plusieurs paiements (locataire, CAF, garant, Visale), chacun avec sa date et son mode ; répartition automatique sur les échéances impayées les plus anciennes.
• Avis d’échéance et quittances en PDF, à télécharger ou à envoyer par e-mail ; la date d’envoi s’affiche sous chaque loyer.
• Compte locatif de chaque bail : échéances, paiements, avoirs, doublons signalés, loyers payés protégés contre la suppression.
• Tuile « Encaissé » : la ligne « Reçu en <mois> » donne tout ce qui est arrivé dans le mois, avec l’avance (loyers du mois suivant payés tôt) et le retard rattrapé ; « Détail » liste chaque paiement. Le graphique des encaissements ne compte pas les écritures internes (avoirs, imputations).
• Garde-fous à l’encaissement : un montant très différent du loyer, une date dans le futur ou dans une année clôturée, ou un paiement qui ressemble à un doublon est signalé avant l’enregistrement (« Enregistrer quand même » si c’est voulu).

Impayés, relances et recouvrement

• Impayés & relances : locataires en retard par ancienneté, relances par e-mail ou courrier, « Passer en perte » pour une dette irrécouvrable.
• Recouvrement : un dossier par locataire, étape par étape (relance, mise en demeure, commandement de payer, caution, CCAPEX, assignation, audience…) avec les délais légaux calculés, les frais imputables et la prescription suivie.

Agenda et rappels

Suivi → Agenda & rappels : tout ce qui arrive à échéance (révisions, fins de bail, attestations, entretiens, dépôts de garantie à rendre, régularisations). L’agenda peut s’abonner dans votre calendrier de téléphone.

Charges et gestion

Charges et dépenses

• Chaque dépense est affectée à un lot, un immeuble ou un bailleur, avec sa nature (récupérable, déductible, non déductible), son fournisseur et son mode de paiement.
• Facture jointe : « Photographier / scanner » ouvre l’appareil photo ; placez les 4 coins, la facture est redressée et enregistrée en PDF (plusieurs pages possibles). Ou joignez un PDF existant.
• Fournisseurs : en tapant les premières lettres, la liste propose vos fournisseurs et reprend leur nature habituelle. La page Gestion → Fournisseurs donne les dépenses et le total par fournisseur, permet de renommer ou fusionner, et de créer une nouvelle facture pré-remplie.
• « Dupliquer » ou « Recopier une ancienne dépense » pour les factures qui reviennent.
• Justificatifs de l’année : un seul PDF avec le sommaire numéroté et toutes les factures, à transmettre à votre comptable.

Régularisations et révisions

• Régularisations : calcul des charges réelles au prorata de la présence et des millièmes, comparées aux provisions ; courrier et nouvelle provision. Bouton Forfait pour les meublés au forfait.
• Révisions de loyer : révisions dues selon l’IRL (ou ILC, ILAT), montant calculé, courrier au locataire ; loyer gelé signalé pour les DPE F et G. Les indices INSEE se mettent à jour automatiquement. Les charges sont revalorisées avec le loyer par défaut (case à décocher). Si l’indice baisse, le bouton « Maintenir le loyer » garde le loyer actuel. Une révision ne s’applique que dans les 30 jours autour de la date anniversaire, et une seule fois par an ; la dernière révision peut être annulée (loyers et échéances remis comme avant).

États des lieux, compteurs, signature

• États des lieux d’entrée et de sortie pièce par pièce, avec photos et relevés de compteurs, en PDF.
• Compteurs : historique des relevés par logement (eau, électricité, gaz…), consommation et alerte après un an sans relevé.
• Signature électronique gratuite des baux et états des lieux : lien et code envoyés par e-mail, signature au doigt, certificat d’empreintes.

Courriers et documents

Rapports → Courriers & archives : bibliothèque de courriers types (attestation de loyer, congé, relance, mise en demeure…) remplis automatiquement, et archives de tout ce qui a été produit. La liste réunit tous les courriers, y compris ceux repris de l’ancien logiciel, avec la date et l’heure d’envoi ; touchez une ligne pour relire le texte complet et ouvrir le document envoyé (PDF conservé).

Réglages → Modèles et règles : chaque modèle indique les textes de loi sur lesquels il s’appuie et la date de votre dernière vérification. Il passe « à revoir » au bout de 12 mois, ou tout de suite si une règle qui le concerne a changé ; après relecture, cliquez « Vérifié ».

Les baux suivent le contrat type en vigueur : pour les baux conclus ou renouvelés à partir du 1er octobre 2026 (décret n° 2026-596), clause résolutoire du contrat type (six semaines après un commandement de payer), téléphones du bailleur et du locataire s’ils sont renseignés, et mention de la servitude de résidence principale quand la case est cochée dans la fiche du lot. Les avis et quittances regroupent les règlements : une ligne « Réglé par la CAF », une ligne pour le locataire, une ligne « Crédit antérieur imputé ».

Relations avec les locataires

• Adresse de l’espace locataire : une adresse simple pour tous (ex. locataires.magusto.com), réservée à l’espace locataire. Page d’accueil : le locataire tape son e-mail et reçoit le lien de son espace. Mise en place : enregistrement DNS « A » chez OVH vers le serveur, puis sudo bash /opt/registre/ajouter-adresse-locataires.sh locataires.magusto.com locataire.magusto.com (une ou plusieurs adresses), puis Demandes des locataires → « Adresse de l’espace locataire ».
• Adresse de votre registre : une adresse à vous, distincte de celle des locataires (ex. loyer.magusto.com pour vous, locataires.magusto.com pour eux). Mise en place : enregistrement DNS « A » vers le serveur, puis sudo bash /opt/registre/adresse-registre.sh loyer.magusto.com. L’ancienne adresse continue de fonctionner.
• Espace locataire en ligne : depuis la fiche du locataire ou Demandes des locataires → Activer et inviter. Le locataire y retrouve son compte, ses quittances et ses documents ; il dépose son attestation d’assurance (la date est reportée sur le bail), ses relevés de compteurs, une preuve de virement ou un document CAF, et ses demandes d’intervention avec photo. Vous êtes prévenu par e-mail. « Voir son espace » montre exactement ce que voit le locataire ; le bouton « ← Retour au registre » vous ramène au logiciel.
• Invitations sans réponse : Demandes des locataires → réglez un rappel automatique tous les X jours pour les locataires invités qui ne se sont pas encore connectés ; après le nombre de rappels choisi, les relances s’arrêtent. « Renvoyer l’invitation » les relance.
• Voir son espace : affiche exactement ce que voit le locataire.
• Documents aux locataires : un règlement intérieur, une note de travaux… pour tout un immeuble ou pour un seul locataire, avec un e-mail pour les prévenir.
• Mailing : un message à plusieurs locataires, avec des champs personnalisés ({nom}, {lot}, {loyer}, {solde}…).

Dossier de location et institutions

• Diagnostics du logement : fiche du lot → Diagnostics & pièces. DPE, état des risques (ERP), électricité, gaz, plomb, amiante, bruit, surface, copropriété : date, fichier et validité calculée (ERP 6 mois, électricité/gaz 6 ans, DPE 10 ans — anciens DPE caducs). « Non concerné » pour ce qui ne s’applique pas.
• Dossier complet du bail : Courriers → bail → Dossier complet du bail. Contrat, notice d’information, inventaire (meublé), actes de caution, état des lieux d’entrée et diagnostics réunis dans un seul PDF, à télécharger, envoyer au locataire ou faire signer à distance. Les pièces manquantes ou expirées sont signalées.
• Institutions & contacts : Réglages → Institutions & contacts, pour chaque bailleur : CAF, MSA, Visale, impôts, syndic, assureur PNO, assureur loyers impayés, commissaire de justice, avocat, mairie, ADIL, comptable, banque, avec vos numéros d’allocataire, de contrat ou de dossier.
• Courriers aux institutions : groupe « Institutions » dans les courriers d’un bail (versement de l’aide au bailleur, départ du locataire, impayé Visale ou assurance, sinistre, syndic, mandat au commissaire de justice, mairie, comptable). L’adresse et l’e-mail de l’organisme sont repris automatiquement.

Téléphone, banque et candidats

• Application sur le téléphone : avec une adresse en https, ouvrez le registre dans Safari → Partager → « Sur l’écran d’accueil ». Sans réseau, vous consultez et saisissez normalement ; un bandeau indique les modifications en attente, envoyées dès que la connexion revient.
• Banque en ligne : Réglages → Banque en ligne. Réglez l’application Enable Banking (identifiant et clé), connectez votre banque, associez chaque compte à un bailleur. Détail dans la rubrique Banque et pointage des loyers.
• DossierFacile : Relocation → DossierFacile. Une fois les accès partenaire obtenus, votre annonce affiche « Candidater avec DossierFacile » : le dossier vérifié du candidat arrive dans vos candidatures, avec son statut et le lien vers les pièces.
• Aides : votre annonce en ligne et l’e-mail « Demander les pièces » présentent la garantie Visale, l’avance Loca-Pass et l’aide au logement ; l’espace locataire a une rubrique « Aides utiles » ; Institutions & contacts liste les aides pour le bailleur. Montants et plafonds mis à jour chaque année.
• Taux d’effort et reste à vivre : dans chaque candidature, loyer charges comprises rapporté aux revenus, et ce qu’il reste pour vivre par jour et par personne.

Banque et pointage des loyers

• Connexion : Banque → Banque en ligne. Réglez l’application Enable Banking, choisissez le type de compte (particulier ou professionnel pour une SCI), connectez la banque et associez chaque compte à un bailleur. Plusieurs comptes d’une même banque (nom propre et SCI) restent connectés ensemble.
• Relevé automatique : chaque jour à l’heure choisie (10 h par défaut, les banques publient souvent en fin de matinée). Sous chaque compte : heure du dernier relevé, opérations reçues, nouvelles, date de la dernière opération, ou l’erreur si la banque n’a pas répondu. « Synchroniser maintenant » pour relever tout de suite.
• Pointage automatique (case à cocher) : juste après le relevé, le serveur enregistre les loyers reconnus à coup sûr (nom du locataire dans le libellé et montant d’une échéance due). Il ne reprend jamais un paiement déjà saisi (même montant, y compris réparti sur plusieurs mois, ou saisi à la main jusqu’à 35 jours après le virement), ni vos propres virements. Un e-mail liste les loyers pointés.
• Relevé bancaire : les autres opérations sont proposées ligne par ligne — loyer d’un locataire, dépense (nature et immeuble proposés : énergie, assurance, emprunt, copropriété, télécom…), remboursement ou « ignorer ». Choisissez l’immeuble par défaut en haut ; changer une ligne ne change pas les autres. Le registre retient vos choix : la fois suivante, le même payeur ou le même fournisseur est proposé d’office. « Tout marquer comme déjà traité » pour les opérations déjà enregistrées à la main.
• Doublons (panneau sur la page Banque) : paiements et dépenses importés alors qu’ils étaient déjà saisis, paiements venus de la banque à vérifier (trop-perçu, ancien bail, compte en avance), et paiements d’un montant inhabituel (par exemple 1 087,96 € au lieu de 543,98 €, souvent une double saisie de l’ancien logiciel) avec « Ramener à … ». « Pas un doublon » les retire définitivement de la liste.
• Rapprochement bancaire (Gestion → Rapprochement bancaire) : pour chaque bailleur et chaque mois, ce qui est arrivé sur le compte comparé aux paiements enregistrés ; les écarts signalent un loyer oublié, un doublon ou une erreur de montant.
• Booking et Airbnb : les versements des plateformes sont des « comptes plateforme » : un versement = une rentrée, comptée dans le mois où l’argent arrive, jamais comme un retard ; pas d’échéance, de quittance ni de relance. Les commissions se saisissent en dépenses. L’outil « Ranger » remet en ordre les anciens versements sans jamais toucher aux années déjà déclarées.
• Relances après le pointage : les relances d’impayés partent l’après-midi (14 h par défaut), après le relevé du jour, pour ne pas relancer un locataire qui vient de payer.

Dépôts de garantie

Locataires & location → Dépôts de garantie. Le dépôt n’est pas un loyer : il n’entre ni dans « Encaissé » ni dans vos revenus, mais vous le devez au locataire. Pour chaque bail :

• Versement : montant prévu au bail, date de versement, montant réellement reçu, mode (virement, chèque, espèces, CAF/FSL, garantie Visale ou Loca-Pass) et une note. Si la ligne « dépôt de garantie » du compte locatif a été payée, la date est reprise d’office. Les baux repris d’un ancien logiciel n’ont souvent que le montant : « Renseigner » pour ajouter la date.
• Restitution : à la sortie, la date limite est calculée (1 mois après la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme, 2 mois sinon ; au-delà, 10 % du loyer hors charges par mois de retard commencé). Notez la date, le montant rendu et le motif des retenues. Le bouton « Plus tard… » propose deux choix : à rembourser plus tard, sans date (le dépôt reste dû et compté dans les dépôts détenus, mais sans alerte « à restituer » ni « en retard » ; filtre « Sans échéance ») ou ne sera pas remboursé (imputé sur une dette, dégradations : il sort des dépôts détenus ; filtre « Conservés »). Une note ou un motif peut être ajouté, et « Annuler » remet le dépôt dans la liste à restituer.
• Depuis la banque : dans le relevé (banque en ligne ou fichier importé), un crédit peut être affecté à « Dépôt de garantie reçu » et un débit à « Dépôt de garantie rendu », pour le bail choisi. La date, le montant et le mode sont reportés sur le bail ; rien n’entre dans les loyers ni dans la comptabilité, et le rapprochement bancaire n’en tient pas compte. Un virement dont le libellé parle de dépôt de garantie ou de caution, au nom du locataire et du montant du dépôt, est proposé d’office ; il n’est jamais pointé automatiquement comme un loyer.
• En haut : total des dépôts détenus, dépôts à restituer (et en retard), dépôts reçus dans l’année. Filtres En cours, À restituer, Sans date, Restitués.
• Dans chaque bail, une pastille « Dépôt … » affiche l’état ; touchez-la pour le modifier.

Relocation et courte durée

• Relocation : lots vacants, loyer non perçu, classe DPE, candidats.
• Annonce : type de bien, équipements, conditions, visites, photos (jusqu’à 15). « Texte d’annonce » rédige un titre et une annonce complète avec les mentions obligatoires, à coller sur Leboncoin, SeLoger…
• Candidatures : page en ligne avec photos, carte et Street View ; les dossiers arrivent avec le taux d’effort calculé et la liste des pièces autorisées.
• Courte durée : séjours Airbnb, Booking et directs, commissions, taxe de séjour, tableau d’occupation. Calendriers synchronisés (.ics) avec les plateformes.
• Réservation directe : une page publique par logement, avec photos, calendrier et prix calculé en direct ; contrat de location saisonnière, acompte et solde suivis ; planning des ménages en PDF.

Rapports et fiscalité

• Déclarations : préparation des revenus fonciers (2044) et de la déclaration de SCI (2072), calculées depuis le journal comptable. Les opérations diverses du journal (frais bancaires, recettes diverses, dépôts conservés) ne sont pas reprises d’office : elles sont listées pour être examinées avant de déclarer. Une année clôturée garde les montants déclarés : tout changement ultérieur est signalé (pour une année clôturée avant cette version : Clôture des années → « Figer les montants »).
• Meublés au réel (BIC) : compte de résultat, amortissements par composants, emprunts, déficits reportables et contrôles, pour préparer la liasse 2031 / 2033.
• Simulateur fiscal : micro-foncier ou réel, micro-BIC ou réel, selon votre tranche d’imposition.
• Rentabilité : pour chaque lot, encaissé − charges − crédit = ce qui vous reste, par an et par mois.
• Occupation : taux d’occupation mois par mois, jours de vacance, loyers non perçus.
• Trésorerie & associés : soldes bancaires, import des relevés (CSV ou OFX) avec rapprochement automatique, comptes courants d’associés, affectation du résultat.
• Comptabilité : journal d’écritures, grand livre, balance et plan de comptes, construits automatiquement à partir de vos paiements, dépenses, opérations de trésorerie et dépôts de garantie passés par la banque — rien à ressaisir. Comptabilité de trésorerie (loyer comptabilisé à l’encaissement, dépense au paiement), comme pour les 2044 et 2072. L’onglet Contrôles vérifie que le résultat, les soldes bancaires et les comptes courants sont identiques à ceux de Trésorerie & associés et explique tout écart (relevé non rapproché, dépense rattachée à une autre année). Les opérations diverses sans nature précise vont en Opérations à classer : bouton « Classer » pour leur donner leur vraie nature (emprunt, compte courant, immobilisation…). Cliquer une écriture ouvre la donnée d’origine. Onglet Pointage bancaire : chaque ligne de banque (banque en ligne ou relevé importé) est liée une fois pour toutes à son écriture — « Tout pointer » pour les correspondances sûres, « Pointer » / « Choisir… » pour les autres, « Enregistrer… » pour une opération pas encore saisie, « Ignorer » pour une opération sans rapport avec la location. Les écarts de montant et les écritures de banque sans ligne sont listés à part. Exports CSV du journal et de la balance, et FEC (fichier des écritures comptables au format de l’administration, avec ses contrôles de forme ; SIREN à renseigner dans la fiche du bailleur). Une SCI à l’IR n’est pas tenue de tenir une comptabilité : ce journal sert au contrôle et à l’assemblée générale.
• AG de SCI : rapport de gestion calculé, résolutions, convocations et procès-verbal.
• Entrées & sorties : une ligne par somme reçue, telle qu’elle a été enregistrée (date, locataire, montant), avec « CAF » ou « Locataire » et l’origine : « Banque · automatique », « Banque en ligne », « Relevé importé » ou saisie. Filtres « Venus de la banque », « Pointés automatiquement », « Saisis à la main » ; colonne « Source » dans l’export CSV. Touchez un paiement pour corriger la date, qui a payé, le mode ou le montant (la somme est répartie à nouveau et les paiements suivants remis dans l’ordre des échéances), ou pour le supprimer. Les imputations internes (avoirs) sont masquées. « Séparer les paiements » relit la sauvegarde de l’ancien logiciel pour afficher séparément deux paiements saisis le même jour.
• Déclaration d’occupation : pour impots.gouv.fr → « Gérer mes biens immobiliers » : chaque logement dont l’occupation a changé, avec les champs à copier (occupants, dates, loyer) ; « Déclaré ✓ » garde la date. Rappel d’avril à juin.

La plupart des tableaux s’exportent en CSV (Excel) et s’impriment en PDF.

Contrôles et garde-fous

• Contrôle des données (Suivi) : chaque nuit, le registre vérifie la cohérence : révision appliquée deux fois, virement compté en double, faux retard, loyer non créé, montants ou dates anormaux, versements Booking/Airbnb mal rangés… Rien n’est corrigé tout seul : chaque point dit quoi vérifier, avec « Bail », « Compte » ou « Ignorer ». Les nouveaux problèmes importants vous sont envoyés par e-mail le matin.
• Annuler : pendant 15 minutes après une modification, un bouton « Annuler » (en bas à droite, au-dessus de la barre sur téléphone) remet les données exactement comme avant votre dernière action. Il refuse si quelqu’un d’autre ou un envoi automatique a modifié les mêmes données entre-temps.
• Clôture des années (Fiscalité & SCI) : une fois une année déclarée, clôturez-la : ses paiements, échéances et dépenses ne peuvent plus être modifiés ni supprimés par erreur, ni par un rangement automatique. Elle se débloque à tout moment ; la raison du déblocage est notée.
• Conformité des logements (Patrimoine) : DPE (logements G interdits à la location pour tout nouveau bail ou renouvellement depuis 2025, F en 2028), diagnostics expirés, règles locales (permis de louer, encadrement des loyers).
• Envois groupés : au-delà de 5 e-mails à envoyer le même jour, rien ne part sans votre accord ; tout passe dans « Envois à valider ».

Automatisations

Chaque jour, le serveur :

• vers 6 h 15, génère les loyers du mois à venir et les charges récurrentes, et prépare les avis d’échéance et les rappels ;
• à l’heure choisie (10 h par défaut), relève la banque et pointe les loyers sûrs ;
• l’après-midi (14 h par défaut), prépare les relances d’impayés et les quittances des loyers payés ;
• rappels possibles : attestation d’assurance, entretien de chaudière, détecteur de fumée et grilles de VMC ;
• vous envoie un récapitulatif par e-mail.

Dans Réglages → Préférences → Automatisations, deux modes :

Réglages propres à un bailleur : en haut de la page, « Réglages de » → choisissez un bailleur et cochez « Réglages propres ». Tout peut différer (activé ou non, me prévenir / envoyer, avis, quittances, relances, délais, rappels) : par exemple pas d’avis d’échéance pour une SCI, mais oui pour le nom propre. Les bailleurs concernés sont marqués •.

E-mails envoyés

• Réglages → E-mails envoyés : journal de tous les e-mails partis du registre (avis, quittances, relances, invitations, alertes), jour par jour, avec le destinataire, l’objet, l’origine (envoi automatique, envoi manuel, récapitulatif…) et le résultat : envoyé, échec, bloqué. Filtres par résultat et par origine. Les envois antérieurs au journal sont listés d’après les courriers.
• Plafond d’envoi : 40 e-mails par heure et 200 par jour par défaut, réglables sur la même page. Au-delà, les e-mails sont bloqués (et notés) pour éviter que votre boîte soit prise pour un robot d’envoi de spam.
• Conseil : Gmail tolère mal les envois en série depuis un serveur. Pour plus de 20 à 30 e-mails par jour, préférez un service d’envoi prévu pour cela (par exemple Brevo, gratuit jusqu’à 300 e-mails par jour) et gardez un plafond bas avec Gmail (10 par heure, 30 par jour).

Sécurité et sauvegardes

• Connexion par mot de passe et double authentification ; journal des connexions.
• Sécurité & connexions (Réglages) : sessions ouvertes (appareil, adresse, date) avec « Fermer » pour déconnecter un appareil à distance, appareils connus, dernières connexions et échecs. Un e-mail vous prévient quand un compte se connecte depuis un appareil jamais vu.
• Chaque utilisateur a son compte, avec un rôle : administrateur, gestion (saisie) ou lecture seule — pratique pour un associé ou votre comptable.
• Sauvegardes chiffrées automatiques, faites quelques minutes après chaque modification.
• Chaque modification est enregistrée dans le journal (avec le nom du locataire, du logement ou du bailleur concerné) et peut être annulée par « Restaurer la version d’avant ».
• État du serveur (Réglages) : version, espace disque, mémoire, dernière sauvegarde, copie vers le Mac, certificat https, mise à jour disponible. Chaque semaine, la dernière sauvegarde est déchiffrée et contrôlée ; un e-mail vous prévient en cas de problème, et le voyant « Serveur » du tableau de bord passe à l’orange ou au rouge.
• Codes de secours : Paramètres & import → Mon compte → « Codes de secours ». Dix codes à usage unique, affichés une seule fois : imprimez-les et rangez-les hors du téléphone. En cas de perte du téléphone, saisissez l’un d’eux à la place du code à 6 chiffres ; vous êtes prévenu par e-mail à chaque utilisation.
• Fraude au RIB : les avis d’échéance et relances rappellent que vos coordonnées bancaires ne changent jamais par simple e-mail, et toute modification d’un IBAN de bailleur vous est signalée par e-mail.
• Archive annuelle (Fiscalité & SCI → Clôture des années) : un fichier ZIP par année, lisible sans le logiciel (récapitulatif à ouvrir dans un navigateur, imprimable en PDF, et tableaux pour Excel ou Numbers, par bailleur). Créée à la clôture et chaque janvier pour l’année écoulée, récupérée par le Mac avec les sauvegardes.
• Mises à jour : Paramètres → « Mise à jour du logiciel », avec le fichier .rlmaj ; le logiciel redémarre seul.

Questions fréquentes

Registre locatif — gestion locative pour SCI et propriétaires en nom propre.